Автоматизація діловодства. Тема 4. Складання та оформлювання основних видів документів

13.02.2013 Administrator

Підготувала: Бень М.П.

Тема 4. Складання та оформлювання основних видів документів
Методичні поради щодо вивчення теми
Всі основні види службових документів мають друкуватися на бланках. Вимоги до бланків документів визначає Національний стандарт України ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».
Під час виготовлення бланка національного закладу (установи) слід керуватися описом, наведеним у додатку 4 до постанови Кабінету Міністрів України від 22 травня 2004 року № 655 «Про затвердження зразків та описів печатки, бланка і вивіски національного закладу (установи)».
Бланки документів можна виготовляти за допомогою комп’ютерної техніки з урахуванням складу реквізитів та порядку розташованості їх у документі, встановлених ДСТУ 4163-2003. Схеми розташованості реквізитів наведено в додатках 8, 9. На схемах назву реквізиту замінює його номер (код реквізиту). Код позначений цифрами в кружечках, а цифрами без кружечків позначені відстані у міліметрах.
Примітка. Теоретичні відомості про бланки документів докладно викладено в методичних порадах до теми 2 «Загальні вимоги до складання та оформлювання службових документів» цього навчально-методичного посібника.
Студенти мають знати правила складання та оформлювання основних видів організаційно-розпорядчих документів, вивчивши таке коло питань:
— розробка макетів бланків документів;
— складання та оформлювання довідково-інформаційних документів;
— складання та оформлювання розпорядчих документів;
— складання та оформлювання документів з особового складу;
— складання та оформлювання організаційних документів.
Для засвоєння основних питань теми слід використати наведений далі матеріал, опрацювати рекомендовану літературу, виконати навчальні завдання.

Службовий лист
Службові листи — загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.
Службові листи — це найпоширеніший вид документації. Складають листи з метою здійснення оперативного зв’язку з іншими організаціями.
Класифікація службових листів
Листи за змістом і призначенням можуть бути інструктивними, гарантійними, інформаційними, рекламними, листами-запитами, листами-повідомленнями, листами-підтвердженнями, листами-запрошеннями, супровідними листами тощо.
За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
Перша група: листи-запити, листи-вимоги, листи-прохання, листи-звернення тощо.
Друга група: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, листи-повідомлення, гарантійні, інформаційні та супровідні листи.
Листи-відповіді обов’язково повинні мати реквізит 13 (посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь).
Супровідний лист — документ, який інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів. Текст такого листа розпочинається словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «Додаємо» та ін.
Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у певному заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам.
У листах-повідомленнях сповіщається про збори, наради, засідання, які мають відбутися, і на яких повинен бути присутній конкретний адресат.
Інформаційний лист повідомляє про стан певних справ, про виконання планів, про події та явища, які можуть цікавити ту організацію, до якої його надіслано. Різновидом інформаційного листа є доповідна записка.
Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Він складається як відповідь на запит. Текст такого листа розпочинається словами: «Повідомляємо», «Ставимо Вас до відома» та ін.
Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається чинним (наприклад договір, інструкція тощо).
Лист-нагадування містить вказівку про наближення або завершення терміну певного зобов’язання чи проведення заходу. Такі листи, як правило, розпочинаються словами «Нагадуємо».
Гарантійний лист — документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов’язань. У ньому, як правило, гарантується оплата чи надання чогось (місця роботи, проведення досліджень тощо). Виклад тексту має бути чітким і виразним.
Гарантійний лист може розпочинатися з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форму третьої особи вживають лише тоді, коли гарантійний лист адресований певній організації або підприємству.
Ініціативний лист — це лист, що вимагає відповіді. Такі листи містять прохання, пропозицію, запит до адресата щодо розв’язання певних питань.
Лист-відповідь — за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже визначена [13, с. 39—42].
Правила складання та оформлювання службових листів
Під час складання та оформлювання службових листів треба дотримуватися певних правил, а саме:
1. У службовому листуванні прийнято форму викладення тексту від першої особи множини («Просимо», «Повідомляємо», «Направляємо», «Нагадуємо» тощо), оскільки посадова особа, яка підписує лист, виступає від імені організації.
Форма викладення тексту від першої особи однини («Прошу», «Повідомляю», «Направляю», «Нагадую» тощо) можлива у таких випадках: лист оформлюють на посадовому бланку; лист містить персональне звернення до адресата.
2. Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим, коректним. Факти й події слід висвітлювати об’єктивно, всі аспекти питання, що розглядається, викладати зрозуміло, стисло, але достатньо повно.
3. Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що зумовили написання листа, а також посилання на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних документів. В основній частині тексту листа викладають його головну мету як пропозицію, гарантію, зауваження, висновок, вимогу, відмову, прохання тощо.
Службові листи з нескладних питань, що їх було обговорено заздалегідь, можуть містити лише основну частину.
4. Лист, як правило, готують з одного питання. Якщо необхідно звернутися до організації з кількох питань, доцільно оформити кілька листів.
5. При оформленні листів (крім листів, адресованих центральним державним органам) виконавець вказує повну поштову чи телеграфну адресу організації або установи.
Змінні реквізити службового листа
Службові листи друкують на бланках за затвердженими зразками на папері стандартних розмірів (А4, А5). Вони містять такі змінні реквізити:
11 — дата документа
12 — реєстраційний індекс документа
13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
16 — адресат
18 — резолюція
19 — заголовок до тексту документа
20 — відмітка про контроль
21 —текст
22 — відмітка про наявність додатків
23 — підпис
26 — відбиток печатки
28 — прізвище виконавця і номер його телефону
29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30 — відмітка про наявність документа в електронній формі
31 — відмітка про надходження документа до організації
Датою службового листа є дата його підписання.
Реєстраційний індекс листа, як правило, складається з порядкового номера самого листа, індексу структурного підрозділу (або індексу посадової особи) та номера справи за номенклатурою, в яку «підшивають» копію листа.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, вказують лише на листах-відповідях і факсах. Дату і номер для посилання беруть з ініціативного листа.

Акт
Акт — довідково-інформаційний документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.
Акт засвідчує певний факт або подію, його складають у присутності свідків або на підставі обстеження.
В організаціях акти складає комісія, призначена наказом керівника.
Акти складають у таких випадках: у разі здавання однією особою і прийняття іншою якогось майна, обладнання, що належить організації; якщо треба списати (зняти з балансу) устаткування, яке стало непридатним, використані матеріали. Акти складають також після обстеження або ревізії, випробування нових виробів і зразків, після прийняття завершених об’єктів або роботи від осіб, які уклали трудовий договір. Актами завжди оформлюють результати перевірки фінансової чи господарської діяльності організації [10, с. 33—34].
Деякі акти підлягають затвердженню.
Основні реквізити акта
07 — назва організації-автора документа
10 — назва виду документа (АКТ)
11 — дата документа
12 — реєстраційний індекс (номер) документа
14 — місце складання або видання
17 — гриф затвердження (якщо потрібно)
19 — заголовок до тексту документа
21 — текст документа
22 — відмітка про наявність додатків (у разі потреби)
23 — підпис
Вимоги до оформлювання акта
1. Акти можуть бути оформлені на загальних бланках (кутовому або поздовжньому), спеціальних бланках (формах) або на чистих аркушах паперу.
2. Дата акта має відповідати дню факту чи події, на які він складається. Якщо комісія працювала кілька днів, то вказують останній день роботи.
3. Заголовок акта містить назву чи короткий зміст факту чи події, на які він складається, наприклад: «передачі матеріальних цінностей», «прийому-передачі…».
4. Місце складання або видання має відповідати місцю складання акта.
5. Текст акта складається з вступної та основної частин. Вступна частина акта структурується за такою формою:
Підстава: …
Складений комісією у складі: … Голова: … Члени комісії: …
У вступній частині акта вказують назву розпорядчого документа, на підставі якого актують факт, подію або дію, а також номер і дату цього розпорядчого документа.
Перераховуючи осіб, які брали участь у складанні акта, зазначають їхні посади, прізвища (у називному відмінку) та ініціал(и).
Якщо акт складено комісією, то першим зазначають голову комісії.
Прізвища членів комісії наводять за абеткою. Основна частина акта містить описання встановлених фактів. У разі потреби формулюють висновки та вносять пропозиції.
Текст акта завершується відомостями про те, в якій кількості примірників він складений, за такою формою:
Приклад
Складений у 3-х примірниках:
1- й примірник — бухгалтерія,
2- й примірник — відділ постачання,
3- й примірник — справа 02-14.
Кількість примірників визначається числом зацікавлених сторін або нормативними документами.
6. Затверджує акт, як правило, керівник організації.
7. Акт підписують голова і всі особи, які брали участь у його складанні.
У реквізиті «Підпис» вказують не посаду осіб, які склали документ, а розподіл обов’язків серед членів комісії, наприклад:
Голова (підпис) В.В.Кравченко
Члени комісії: (підпис) Г.О.Павличко
(підпис) О.Л.Семелітко
Прізвища членів комісії розміщують за абеткою. Макет-схему розташованості реквізитів та складових акта наведено в додатку 12.

Протокол
Протокол — документ колегіальних органів, у якому фіксують місце, час і мету проведення зборів, конференцій, засідань, нарад тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань [13, с. 35].
За обсягом фіксованих даних протоколи можуть бути стислими, повними та стенографічними.
У стислих протоколах фіксують лише питання, що їх обговорюють під час засідання, прізвища доповідачів і прийняті рішення.
Повні протоколи, крім зазначених вище відомостей, містять записи виступів усіх доповідачів та учасників колегіального органу.
У стенографічних протоколах дослівно записують перебіг засідання.
Протокол веде секретар, якого призначають чи обирають, або спеціально призначена особа.
Основні реквізити протоколу
07 — назва організації, де відбулися збори, конференція, засідання, нарада
10 — назва виду документа (ПРОТОКОЛ)?
11 — дата документа
12 — реєстраційний індекс (номер) документа
14 — місце складання або видання
17 — гриф затвердження (якщо потрібно)
19 — заголовок до тексту документа
21 —текст документа
22 — відмітка про наявність додатків (якщо вони є)
23 — підпис
Вимоги до оформлювання протоколу
1. Протоколи як правило, оформлюють на загальних бланках, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4.
На бланку організації-автора може міститися назва організації вищого рівня (реквізит 06) і назва структурного підрозділу організації (реквізит 08).
2. Дата проведення зборів, конференції, засідання, наради має відповідати дню їх проведення.
Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу [5, с. 83], наприклад: 25—26.04.2005; 25.03—02.04.2005.
3. Протоколи можуть нумеруватися в межах календарного року, вестися впродовж навчального року (в навчальних закладах).
4. Заголовок протоколу містить назви виду колегіальної діяльності: збори, конференції, засідання, наради, та назву колегіального органу в родовому відмінку, тобто він має граматично узгоджуватися з назвою, наприклад: «засідання профспілкового комітету…», «загальних зборів трудового колективу», «засідання Вченої ради…, «зборів учасників…» тощо.
5. Місце складання або видання має відповідати місцю проведення зборів, засідання, наради (назва міста).
6. Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.
Вступна частина має постійну інформацію (слова «Голова», «Секретар», «Присутні») та змінну інформацію (прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх постійних членів колегіального органу і запрошених осіб), а також порядок денний.
Після слова «Присутні» ставлять двокрапку, потім за абеткою записують усіх присутніх на засіданні постійних членів колегіального органу, а потім — запрошених осіб із зазначенням, за потреби, їхніх місць роботи і посад.
Прізвища й ініціали постійних членів колегіального органу і запрошених осіб слід писати тоді, коли їх не більш як 15. У порядку денному зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, прізвища й ініціали доповідачів, а за потреби — вказують їхні посади.
Питання в порядку денному (доповідь, звіт, повідомлення, інформація) мають бути сформульовані у називному відмінку. Назву посади та прізвище пишуть у родовому відмінку, наприклад: Доповідь завідувача кафедри Чехова О.М.
Питання розташовують за порядком їх важливості, складності й передбаченого часу обговорення. Найпростіші питання, як правило, зазначають останніми. Кожне питання нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.
У протоколі розширеного засідання, де багато присутніх, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис.
Приклад оформлювання вступної частини протоколу
Голова — Білоус В.В. Секретар — Волинська Н.О.
Присутні: Громовий А.В., Данилова А.Д., Зозуля В.П., Іваненко J1.A., Пахомова C.JL, Покровський С.М.
Запрошені: Дем’яненко С.І. (керівник ТОВ «Нива»), ЧорновілВ.П.(генеральний директор ТОВ «Цукрова фінансово-промислова компанія»).
Порядок денний:
1. Входження ТОВ «Цукрова фінансово-промислова компанія» до складу засновників (учасників) ТОВ «ІНВЕСТ-АГРО».
Основна частина протоколу складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і структурують за такою формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.
Нижче слів СЛУХАЛИ та ВИСТУПИЛИ з абзацу вказують прізвища й ініціали доповідачів і тих, хто виступає, потім ставлять тире і (з великої літери) викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Питання до доповідача та його відповіді протоколюють у порядку надходження їх. Якщо текст або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається».
Щодо кожного питання порядку денного приймають рішення, яке фіксують нижче слова ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ) з абзацу. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті має бути конкретно визначено: кому доручається, що саме та в який термін виконати.
За необхідності у протоколі зазначають результати голосування з тих чи інших питань, що стали підставою для прийняття рішень.
Приклад оформлювання основної частини протоколу
1. СЛУХАЛИ:
Архипова А. В. — Текст доповіді додається.
ВИСТУПИЛИ:
Покровський С. М. — Справді необхідність увійти до складу ТОВ «ІНВЕСТ-АГРО» нашого підприємства постала вже давно…
УХВАЛИЛИ:
1.1. Підготувати необхідні документи для…
1.2. Доручити генеральному директору (ініціали, прізвище) виконати всі дії щодо виконання рішення зборів учасників товариства, а саме: підписати статут, установчий договір та протокол загальних зборів ТОВ «ІНВЕСТ-АГРО».
8. Протоколи підписують голова та секретар засідання. Рішення колегіальних органів (у разі необхідності) доводять до виконавців у вигляді постанов, рішень, наказів.
Голова (підпис) В.В.Білоус
Секретар (підпис) И.О.Волинська
9. Документи засідань колегіальних органів групують у дві справи:
• протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
• документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групують у хронологічному порядку і за номерами.
Макет-схему розташованості реквізитів та складових протоколу на поздовжньому загальному бланку наведено в додатку 13.

Витяг з протоколу
Витяг з протоколу — документ, який являє собою оформлену належним чином певну частину протоколу, що відображає окреме конкретне питання.
Реквізити витягу з протоколу
07 — назва організації, де відбулися збори, конференція, засідання, нарада
10 — назва виду документа (ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ)
11 — дата (має відповідати даті складання протоколу)
12 — реєстраційний індекс (має відповідати номеру протоколу)
14 — місце складання або видання (переносять з протоколу)
19 — заголовок (має відповідати заголовку протоколу)
21 — текст (із вступної частини — порядок денний, необхідне питання з нього; з основної—схема СЛУХАЛИ — УХВАЛИЛИ)
23 — посада(и), ініціали та прізвище(а) осіб, що підписали протокол, з якого робиться витяг без їхніх особистих підписів
27 — відмітка про засвідчення копії, в якій зазначається посада, особистий підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка зробила витяг
Зразок витягу з протоколу наведено в додатку 14.

Накази із загальних питань
Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, структурного підрозділу організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції.
Наказ видають на основі та на виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.
Накази видають у разі створення, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, затвердження положень про структурні підрозділи, підсумовування діяльності установ, затвердження планів тощо.
Накази видають із кадрових питань прийняття, переведення, звільнення тощо.
За своїм призначенням накази поділяються на накази із загальних питань (з питань основної діяльності) та накази з особового складу.
Основні реквізити наказу із загальних питань
назва виду документа (НАКАЗ) дата
реєстраційний індекс (номер) місце складання або видання заголовок до тексту документа текст
підпис керівника організації візи (проставляються в проекті наказу) печатка (в разі необхідності) відмітка про виконавця
Правила оформлювання наказу із загальних питань
1. Накази оформлюють на загальних бланках або на спеціально розробленому бланку наказу як з кутовим, так і з поздовжнім (центрованим) розташуванням постійних реквізитів.
2. Текст наказу обов’язково повинен мати заголовок, який розпочинається з прийменника «Про», наприклад: «Про затвердження.. .», «Про надання…», «Про продовження роботи…».
3. Як правило, текст наказу із загальних питань складають з двох частин: констатуючої та розпорядчої.
У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання документа.
Приклад
З метою реалізації положень Болонської декларації в системі освіти і науки України…
У тексті документа, підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їхні реквізити: назви документів, найменування організацій—авторів документів, реєстраційні номери документів, заголовки до їхніх текстів.
Приклад
На виконання постанови Кабінету Міністрів України від 19 березня 1994 року № 170 «Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору»…
4. У розпорядчій частині передбачаються необхідні заходи, прізвища відповідальних за їх виконання осіб, терміни виконання.
Виклад тексту розпорядчої частини наказу організацій, які діють на принципах єдиноначальності, має йти від першої особи в однині. Текст розпорядчої частини розпочинається словом НАКАЗУЮ, після нього ставиться двокрапка.
Розпорядча частина, як правило, поділяється на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Якщо в пункті кілька різних за характером заходів, то кожен виділяють у підпункт.
Кожен підпункт розпочинається на окремому рядку з абзацу.
1. …
1.1. …
1.2. …
Якщо завдання або дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт розпочинають із зазначення посади і прізвища виконавця в давальному відмінку. Ініціал(и) у тексті наказу ставлять після прізвища.
НАКАЗУЮ:
2. Завідувачці канцелярії Семеновій А. С. організувати заняття з діловодами структурних підрозділів…
Виконавцями можуть бути також організації або структурні підрозділи.
Приклад
1. Департаментам вищої освіти, міжнародної співпраці та європейської інтеграції, управлінню ліцензування, акредитації та нострифікації… забезпечити…
2. Вищим навчальним закладам III—IV рівнів акредитації у місячний термін розробити заходи щодо реалізації положень Болонської декларації в системі вищої освіти і науки України.
В останньому пункті розпорядчої частини вказують конкретних осіб, на яких покладають контроль за виконанням наказу. Повну назву посади і прізвище пишуть у знахідному відмінку.
Приклад
Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра Степка М.Ф.
або
Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
5. У процесі підготовки наказу його погоджують із зацікавленими організаціями.
Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, куратора питань, розглянутих у цьому документі, із керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу, із юристом організації (його віза свідчить, що цей документ не суперечить нормативно-правовим актам і розпорядженням організацій вищого рівня) [11, с. 50].?
Візи треба розташовувати нижче реквізиту «Підпис». Візування проекту наказу рекомендується робити за такою формою:
Проект наказу вносить:
Заступник директора з економічних питань
Проект наказу погоджено:
Керівник служби охорони праці та техніки безпеки
(підпис) Ініціал(и), прізвище (підпис) Ініціал(и), прізвище
00.00.0000
Юрисконсульт (підпис) Ініціал(и), прізвище 00.00.0000
Накази набирають чинності з моменту їх підписання керівником організації, тобто датою наказу є дата його підписання (якщо в тексті не вказано іншого терміну).
Зміст доручень, вказаних у наказі, найчастіше доводять до конкретних виконавців у формі витягів з наказу [9, с. 40].
Макет-схему розташованості реквізитів та складових наказу із загальних питань наведено в додатку 15.
Зразок наказу із загальних питань наведено в додатку 16.

Витяг з наказу — копія частини оригіналу документа.
Реквізити витягу з наказу із загальних питань
07 — назва організації-автора
10 — назва виду документа (ВИТЯГ З НАКАЗУ)
11 — дата (відповідає даті оригіналу)
12 — індекс (відповідає номеру оригіналу)
14 — місце складання або видання (переносять з оригіналу)
19 — заголовок до тексту (переносять з оригіналу)
00.00.0000
21 — текст (констатуюча частина повністю, НАКАЗУЮ:, потрібний пункт розпорядчої частини)
23 — підпис (переносять з оригіналу, але керівник не підписується)
27 — відмітка про засвідчення копії, в якій зазначається посада, особистий підпис, ініціали та прізвище посадової особи, яка зробила витяг.

Заява
Заява — це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання [5, с. 107].
Згідно із законодавством України про працю, влаштовуючись на роботу, громадяни подають письмову заяву з проханням зарахувати на певну посаду до певної організації, структурного підрозділу.
У разі звільнення з роботи або під час переведення на іншу посаду працівник зазначає причину прийнятого власного рішення чи прохання.
Заяви, як правило, оформлюють на чистому аркуші паперу формату А4 власноручно (від руки) або на трафаретному бланку в одному примірнику.
Заява довільної форми на чистому аркуші паперу складається в такому порядку:
1) у правому верхньому куті аркуша на одній третині його ширини розміщуються реквізити адресата: посада керівника та назва організації, до якої звертається заявник. Якщо заявникові відомі прізвище та ініціали керівника організації, їх можна написати після назви організації. Допускається написання лише назви організації;
2) нижче викладаються відомості про заявника: прізвище, ім’я та по батькові, домашня адреса. Якщо заявник звертається до посадової особи за місцем роботи, то замість домашньої адреси вказується посада (професія) та структурний підрозділ, де він працює;
3) далі посередині аркуша з великої літери пишеться назва документа (Заява);
4) нижче назви з абзацу викладається основний текст заяви із коротким, але зрозумілим обґрунтуванням прохання, пропозиції чи скарги. За потреби повідомляється, які документи чи інші матеріали додаються до заяви;
5) під текстом заяви ліворуч ставиться дата, праворуч — власний підпис заявника.
Незважаючи на те, що заява приватної особи має особистий характер, вона є офіційним документом, який має юридичну силу.
На заяві ставиться віза керівника структурного підрозділу або провідного спеціаліста і резолюція керівника. Заяву передають до відділу кадрів, видають наказ.
Заява про переведення на іншу посаду має деякі відмінності. В реквізиті «Адресат» співробітник спочатку зазначає у родовому відмінку свою посаду, потім прізвище та ініціали. В тексті вказують причину переведення.

Накази з особового складу
Накази з особового складу належать до групи кадрових документів, які регламентують питання про прийняття на роботу, переведення, звільнення, стягнення, заохочення, відрядження тощо.
Основні реквізити наказу з особового складу
10 — назва виду документа (НАКАЗ)
11 — дата
12 — реєстраційний індекс (номер)
14 — місце складання або видання
19 — заголовок до тексту документа
21 —текст наказу, підстава
23 — підпис керівника організації
25 — візи (проставляються в проекті документа)
Наказ з особового складу може мати дві форми: просту (стосується однієї особи) і складну (стосується кількох осіб).
Правила складання та оформлювання
1. Накази друкують, як правило, на бланках наказів формату А4.
2. У заголовку до тексту складного наказу зазначають «З особового складу», а до простих наказів — «Про прийняття», «Про зарахування», «Про переведення на іншу посаду», «Про звільнення» тощо.
3. До номерів додають індекс «к» (кадри) або «вк» (відділ кадрів), наприклад: № 134-вк.
4. У наказах з особового складу констатуючої частини може не бути.
Кожен пункт розпорядчої частини складного наказу розпочинається із дієслова, що означає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПРИЙНЯТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ тощо (друкують великими літерами з вирівнюванням по лівому краю). Після цих слів ставлять двокрапку.
5. У наступному рядку з абзацу друкують прізвище (великими літерами), ім’я та по батькові особи, щодо якої видають наказ, її посаду, структурний підрозділ та іншу інформацію, яка залежить від виду наказу.
6. У тексті наказу, наприклад при прийнятті на роботу, необхідно зазначити: з якого числа оформляється громадянин на роботу, вид прийняття (на постійну — з випробувальним терміном, зі стажуванням; на тимчасову — на певний термін, за сумісництвом та ін.); особливі умови роботи (із прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем тощо) [5, с. 127]. У наказі про звільнення вказують статтю КЗпП України, на підставі якої звільнено працівника.
7. Нижче (із вирівнюванням по лівому краю) зазначають підставу. Її оформлюють так само, як реквізит «Відмітка про наявність додатків». Підставою може бути заява, контракт, доповідна записка тощо.
8. Візування проекту наказу з особового складу оформлюють аналогічно до наказів із загальних питань. Проект наказу візують відповідні служби організації, наприклад фінансовий відділ, юрисконсульт, начальник відділу кадрів. Візування проекту наказу проставляють за прийнятими в організації правилами.
9. Завізований проект наказу підписує керівник організації. Реквізит «Підпис» розміщується після тексту наказу перед візуванням.
Датою наказу є дата його підписання.
Візу ознайомлення в наказах проставляють за прийнятими в організації правилами. Зазвичай вона складається з:
— слів «З наказом ознайомлений», або «З наказом ознайомлена», або «З наказом ознайомлені». Після цих слів ставиться двокрапка;
— підпису працівника (працівників);
— розшифрування підпису працівника (працівників);
— дати ознайомлення.?
3 наказом ознайомлений 06.05.2005

Автобіографія
Автобіографія — документ, в якому особа, яка його складає, подає опис свого життя та діяльності [13, с. 47].
Автобіографію пишуть у довільній формі, але практика виробила певні вимоги до оформлення цього документа.
Автобіографію пишуть власноручно від першої особи на окремому аркуші або на спеціальному бланку в одному примірнику.
Заголовок «Автобіографія» пишуть посередині рядка. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу.
Реквізити автобіографії
— прізвище, ім’я, по батькові
— дата народження
— місце народження (місто, село, селище, район, область, республіка, країна)
— відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися)
— відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи і посад)
— відомості про громадську роботу (всі її види)
— відомості про військову службу
— відомості про відзнаки: урядові нагороди, почесні звання тощо
— короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, брат, сестра, чоловік, дружина)
— домашня адреса, телефон
— дата написання та підпис автора

Резюме
Резюме — документ, що містить інформацію про конкретну особу, яка влаштовується на роботу, тобто це документ, що має слугувати підставою для запрошення на співбесіду. Він має справити позитивне враження на роботодавця й надати йому стислу позитивну інформацію про кандидата.
Резюме не має бути надто довгим. Варто вмістити інформацію на одну сторінку формату А4 (максимум — 2 сторінки).
Слово «резюме» на початку сторінки не пишуть.
Резюме містить кілька розділів.
У розділі «Особисті відомості» слід вказати прізвище, ім’я, по батькові, домашню адресу, телефон, дату народження, сімейний стан (за бажанням).
У розділі «Освіта» вказують назва навчального закладу, рік його закінчення, спеціальність і кваліфікацію за дипломом. Якщо ви закінчили кілька навчальних закладів, то їх слід перелічувати у зворотному хронологічному порядку.
У розділі «Досвід роботи» описують етапи трудової діяльності в одній або кількох організаціях (також у зворотному хронологічному порядку).
Крім цих розділів, у резюме можна вказати особисті інтереси, хобі, види громадської діяльності, якими ви займаєтеся, а також додаткові відомості, зокрема знання іноземних мов, комп’ютерну грамотність, наявність друкованих праць, розмір бажаної заробітної плати. Опишіть свої особисті якості тощо.
Намагайтеся викласти все у стислій формі.

Інструкція
Інструкція — це правовий документ, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності та відносини установ, закладів, підприємств, службових осіб [13, с. 10].
Усі інструкції можна об’єднати у дві основні групи:
— такі, що регламентують порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями (підрозділами чи посадовими особами). Наприклад: «Інструкція з техніки безпеки», «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях» тощо;
— посадові.
Посадова інструкція — документ, що визначає організаційно-правовий статус працівника у структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці [13, с. 11].
Основні реквізити посадової інструкції
10 — назва виду документа, заголовок (ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ провідного економіста фінансово-економічного відділу)
17 — гриф затвердження (затверджує керівник організації)
11 — дата документа
12 — індекс (номер) документа
14 — місце складання або видання документа
21 — текст документа
23 — підпис (зазвичай підписує керівник структурного підрозділу працівника)
25 — візи погодження документа (у разі потреби)
Текст викладають у вказівно-наказовому стилі із формулюванням на кшталт «має», «слід», «необхідно», «не дозволено». Текст документа має бути стислим, точним, зрозумілим, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше — у безособовій формі [13, с. 11].
До структури тексту посадової інструкції, як правило, входять такі розділи:
1. Загальні положення
2. Завдання та обов’язки
3. Права
4. Відповідальність
5. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою.
Кожен розділ (пункт) поділяється на підпункти за такою формою:
1. Загальні положення
1.1.
1.2.
1.3.
Схему розташованості реквізитів і складових посадової інструкції наведена в додатку 23.

Термінологічний словник

Автобіографія — документ, у якому особа, котра його складає, подає опис свого життя та діяльності.
Акт — довідково-інформаційний документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.
Витяг з наказу — копія частини оригіналу документа.
Витяг з протоколу — документ, який являє собою оформлену належним чином певну частину протоколу, що відображає окреме конкретне питання.
Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної або вищої організації.
Заява — письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання.
Інструкція — правовий документ, який створюється органами державного управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності та відносини установ, закладів, підприємств, службових осіб.
Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, структурного підрозділу організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції.?
Посадова інструкція — документ, що визначає організаційно-правовий статус працівника у структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.
Пояснювальна записка — документ, яким пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту тощо) або розкриваються причини невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо.
Протокол — документ колегіальних органів, у якому фіксується «місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.
Реєстраційний індекс службового документа — цифрова чи абетково-цифрова познака, надана службовому документу під час його реєстрації.
Реєстрування вихідної кореспонденції — фіксування факту створення і надсилання документа відповідному адресатові шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу і дати надходження в службі діловодства з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрування вхідної кореспонденції — фіксування факту надходження документа в організацію шляхом про ставлення на ньому відмітки про зареєстрування (скорочену назву організації, дату надходження документа і реєстраційний індекс) із подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрування службового документа — внесення до облікових форм коротких відомостей про службовий документ із зазначенням реєстраційного індексу і дати реєстрування.
Резюме — документ, що містить інформацію про конкретну особу, яка влаштовується на роботу.
Службові листи — загальна назва великої групи управлінських документів, що слугують засобом спілкування з установами та приватними особами.

Контрольні запитання
1. До якої групи документів належить службовий лист?
2. Назвіть види службових листів.
3. Назвіть змінні реквізити службового листа.
4. З яких частин, як правило, складається службовий лист? Що зазначають у цих частинах?
5. Яких правил слід дотримуватися під час складання та оформлювання реквізиту «Адресат»? Наведіть приклади.
6. З якого моменту службовий лист набуває юридичної сили?
7. Наведіть приклади датування документів.
8. Наведіть правила складання та оформлювання реквізиту «Заголовок до тексту документа».
9. Яких правил слід дотримуватись під час оформлювання реквізиту «Підпис»? Наведіть приклади.
10. Сформулюйте визначення акта.
11. Назвіть реквізити акта.
12. З якого моменту акти набувають юридичної сили?
13. Яких правил слід дотримуватися під час складання та оформлювання реквізиту «Гриф затвердження документа»?
14. З яких частин складається акт? Що вказують у кожній із цих частин?
15. Що таке доповідна записка?
16. Що таке пояснювальна записка?
17. Що таке реєстрування службового документа?
18. До якої групи документів належить наказ із загальних питань?
19. Назвіть основні реквізити наказу із загальних питань.
20. З яких частин, як правило, складається наказ із загальних питань? Що зазначають у цих частинах?
21. Які види документів належать до документації з особового складу?
22. Сформулюйте визначення особистої заяви.
23. Назвіть реквізити заяви.
24. Наведіть правила складання та оформлювання заяви.
25. Назвіть реквізити наказу з особового складу.
26. З кіш, як правило, узгоджується проект наказу з особового складу?
27. Що таке автобіографія?
28. Що таке резюме?
29. З яких розділів зазвичай складається резюме?
30. Сформулюйте визначення протоколу.
31. Назвіть реквізити протоколу.
32. Назвіть складові протоколу. Що вказують у кожній із цих частин?
33. Сформулюйте визначення витягу з протоколу.
34. Назвіть реквізити витягу з протоколу.
35. Що таке інструкція?
36. Назвіть групи інструкцій.
37. Назвіть реквізити посадової інструкції.
38. Які розділи обов’язково входять до структури тексту посадової інструкції??

Рекомендована література
1. Постанова Кабінету Міністрів України від 22 травня 2004 р. № 655 «Про затвердження зразків та описів печатки, бланка і вивіски національного закладу (установи)» (із змінами, внесеними згідно із Постановою КМ України № 788 від 17.06.2004).
2. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади».
3. ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.
4. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання доку¬ментів. — К.: УНДІАСД, 2004.
5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. — К.: Либідь, 2004.
6. Іванов Є.О. та ін. Редактор Microsoft Word: Методичні вказівки до виконання лабораторних робіт з дисципліни «Інформатика та комп’ютерна техніка». — 4.2. / Є.О.Іванов, С.Г.Карпенко, А.В.Кузьмін та ін. — К.: МАУП, 2002.
7. Карпенко С.Г. та ін. Редактор Microsoft Word: Методичні вказівки до виконання лабораторних робіт з дисципліни «Інформатика та комп’ютерна техніка». — 4.1. / — С.Г.Карпенко, А.В.Кузьмін, О.Б.Кур-ченко та ін. — К.: МАУП, 2002.
8. Клименко О.Ф., Головко Н.Р., Шарапов ОД. Інформатика та комп’ютерна техніка: Навч.-метод, посібник/За заг. ред. О.Д.Шарапо¬ва.—К.: КНЕУ, 2002.
9. Коваленко В.В., Савченко О.Ф., Зикун Н.І., Цимбалюк О.В. Органі¬зація діловодства в органах державної податкової служби України: Навч. посібник. — Ірпінь: Академія ДПС України, 2001. — С. 10—25.
10. Любивець Л.П. Ділові папери. — К.: Рад. школа, 1981.
11. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: зраз¬ки найважливіших документів українською мовою. — К.: Техніка, 1992.
12. Погиба Л.Г., Грибніченко Т.О., Богдан М.П. Складання ділових паперів. Практикум: Навч. посібник. — К.: Либідь, 2003.
13. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П.Бибик, І.Л.Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. — К.: Довіра: УНВЦ «Рідна мова», 1997.

14. Шевчук С.В. Ділове мовлення для державних службовців. — К.: Літера ЛТД, 2004.?