Автоматизація діловодства. Правила оформлювання та вимоги до змісту службової документації
Підготувала: Бень М.П.
Тема 3. Правила оформлювання та вимоги до змісту службової документації
Методичні поради щодо вивчення теми
Текстовий матеріал документів дуже різноманітний. За складання службової документації слід дотримуватися загальноприйнятих мовних норм українського правопису, пунктуаційних правил, керуватися правилами скорочення слів і словосполучень, використовувати стандартні позначення одиниць вимірювання, числових значень та символів, застосовувати стандартні правила оформлювання окремих частин тексту.
У процесі підготовки документів студенти мають засвоїти основні правила складання та оформлювання окремих видів текстового матеріалу, вивчивши таке коло питань:
— правила складання та оформлювання заголовків і підзаголовків;
— пунктуаційні й техніко-орфографічні правила та вимоги до оформлювання складових тексту документів;
— правила складання та оформлювання виносок до тексту;
— правила складання та оформлювання приміток до тексту;
— правила складання та оформлювання складових таблиці.
Вимоги до оформлювання окремих частин тексту документів регламентують стандарти: ДСТУ 3008-95 «Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлювання»; ДСТУ 1.5:2003 «Правила побудови, викладання, оформлювання та вимоги до змісту нормативних документів».
Студенти мають зосередити увагу на засвоєнні таких функцій текстового редактора Microsoft Word: друкування окремих частин тексту документів, редагування та форматування фрагментів тексту з дотриманням правил комп’ютерного набору тощо.
Для засвоєння основних питань теми слід використати наведений нижче матеріал, опрацювати рекомендовану літературу, виконати навчальні завдання.
Під час складання та оформлювання заголовків і підзаголовків до текстів рекомендується дотримуватися певних загальновживаних правил, а саме:
1. Заголовок до тексту слід друкувати великими літерами без крапки наприкінці, не підкреслюючи.
2. Підзаголовок друкують маленькими літерами (крім першої великої), не підкреслюючи, без крапки наприкінці.
3. Наприкінці заголовка (підзаголовка) можна ставити питальний, окличний знак, крапки (…).
4. Переноси в заголовку (підзаголовку) не дозволяються.
5. Один рядок заголовка (підзаголовка) не має перевищувати 40 знаків, включно із проміжками між словами.
Щоб визначити кількість знаків, треба в редакторі Word виконати такі дії:
— виділити заголовок (підзаголовок);
— вибрати команду Статистика в меню Сервис. З’явиться вікно Статистика. В цьому вікні знайдіть рядок Символов (с пробелами). На рівні цього рядка (праворуч) зазначена довжина заголовка (підзаголовка) в символах (знаках).
6. Великий заголовок (підзаголовок) бажано розподіляти (за змістом) на кілька рядків. Між рядками слід робити один або півтора міжрядкові інтервали.
Порада. Для розподілу використовуйте так званий «Неразрывный абзац», який встановлюється комбінацією клавіш Shift + Enter.
7. Не можна завершувати рядок багаторядкового заголовка (підзаголовка) прийменником, сполучником чи прислівником, їх переносять на наступний рядок.
Приклад
ВСТАВНІ СЛОВА І СЛОВОСПОЛУЧЕННЯ В ДІЛОВОМУ МОВЛЕННІ
8. Невеликі заголовки чи підзаголовки (до 15 знаків) варто друкувати з розрядкою.
Для створення заголовка (підзаголовка) з розрядкою на комп’ютері в редакторі Word відкрийте пункт меню Формат => Шрифт.
У діалоговому вікні Шрифт відкрийте вкладку Интервал, у полі Интервал виберіть рядок «Разряженный» та вкажіть відстань у пунктах, наприклад: 3 пт.
9. Якщо заголовок (підзаголовок) складається з двох і більше речень, їх розділяють крапкою.
Приклад
Документ. Класифікація документів
10. Під час оформлювання заголовків та підзаголовків до тексту рекомендується дотримуватися таких відступів:
— відстань між заголовком і подальшим чи попереднім текстом має бути не менш ніж два рядки (2—4 міжрядкові інтервали);
— відстань між заголовком та підзаголовком — 2 міжрядкові інтервали;
— якщо є і заголовок, і підзаголовок, то текст від підзаголовка відокремлюють 2—4 міжрядковими інтервалами.
Відстань від заголовка (підзаголовка) до тексту, як правило, залежить від відстані між основами рядків тексту (міжрядкових інтервалів), а саме:
• якщо текст набрано через 2 міжрядкові інтервали, то відстань між ним і заголовком (підзаголовком) — 3—4 міжрядкові інтервали;
• якщо текст набрано через 1,5 міжрядкові інтервали, то відстань між ним і заголовком (підзаголовком) — 3 міжрядкові інтервали;
• якщо текст набрано через 1 міжрядковий інтервал, то відстань між ним і заголовком (підзаголовком) — 2 міжрядкові інтервали.
11. Заголовки (підзаголовки) до тексту розташовують одним із способів:
а) центрованим (посередині робочого рядка, тобто з вирівнюванням по центру).?
ПИСЕМНЕ ДІЛОВЕ МОВЛЕННЯ
Загальний огляд
б) прапоровим (на початку робочого рядка без відступу від межі лівого берега, тобто з вирівнюванням по лівому краю).
Приклад
ПИСЕМНЕ ДІЛОВЕ МОВЛЕННЯ
Загальний огляд
У деяких випадках (наприклад у дисертації) заголовки структурних частин друкують великими літерами симетрично до тексту, а заголовки підрозділів друкують маленькими літерам (крім першої великої) з абзацного відступу.
Увага! Абзацний відступ не можна встановлювати пробілами.
Також можна використати команду Абзац з меню Формат. У вікні Абзац відкрийте вкладку Отступы и интервалы, розкрийте список Выравнивание та виберіть у ньому необхідний рядок.
На цій самій вкладці встановлюють інші атрибути абзацу, наприклад: абзацний відступ першого рядка абзацу, міжрядковий інтервал, відстань між абзацами.
Міжрядковий інтервал визначає відстань по вертикалі між рядками тексту в абзаці. За умовчанням використовують одинарний інтервал, тобто інтервал, який дещо перевищує максимальний розмір шрифту в даному рядку. Параметри інтервалів між абзацами визначають величину проміжків перед абзацом і після нього. Встановлені значення включаються в форматування абзацу і, нарівні з іншими параметрами, містяться в знаку абзацу.
Якщо потрібно змінити міжрядкові інтервали або відстань між абзацами, виділіть необхідний фрагмент тексту. У меню Формат виберіть команду Абзац, а потім — вкладку Отступы и интервалы.
У групі Интервал для зміни міжрядкового інтервалу встановіть необхідний параметр у списку Междустрочный.
Форматування виділених символів виконують у діалоговому вікні Шрифт (Формат =Шрифт). У вікні Шрифт відкрийте вкладку Шрифт та призначте необхідні параметри шрифту (шрифт, розмір шрифту тощо).
Крім того, основні параметри шрифту можна задати за допомогою кнопок панелі інструментів Форматирование.
12. Не слід розміщувати заголовок (підзаголовок) у нижній частині сторінки, якщо немає місця для тексту.
Техніко-орфографічні правила та вимоги
до оформлювання складових тексту документів
Загальне правило для розділових знаків можна сформулювати так:
Розділові знаки від слів проміжком не відокремлюються, після розділового знака проміжок треба робити обов’язково, якщо нема сполучення розділових знаків.
Сполучення розділових знаків друкують без проміжків, тобто разом.
Знак риска (-) використовують як дефіс, в такому випадку проміжки не роблять.
Приклад
Будь-який, хто-небудь, секретар-референт
Під час комп’ютерного набору, щоб вставити знак тире (—), треба натиснути клавіші Alt + Ctrl + Доп. – (знак «-» на додатковій цифровій клавіатурі). Знак тире відокремлюють з обох боків проміжком.
Приклад
Київ — столиця України.
У деякий випадках проміжок робити не треба.
Приклади
1941—1945 рр.
С. 21—25
З—4 міжрядкові інтервали
Під час комп’ютерного набору, щоб уникнути недозволеного переносу, треба використовувати не звичайний пробіл, а так званий нерозривний пробіл, який ставиться клавішами Ctrl + Shift + Пробел.
Наведемо кілька прикладів щодо правил переносу.
Не можна розривати ініціальні, а також комбіновані абревіатури:
ЧАЕС, УНІАН, МАГАТЕ, НАТО, ЛАЗ-125, ДемПу.
Також не можна:
а) відривати скорочення від слів, яких вони стосуються:
М.С. Грушевський (а не «М.С. // Грушевський»), проф. Тоцька (а не «проф. // Тоцька»), 2002 р. (а не 2002 // p.), 25 км (а не «25 // км»), 200 куб.см (а не «200 // куб. // см»);
б) переносити закінчення, з’єднані з цифрами через дефіс:
2-го (а не «2- // го»), 16-му (а не «16 // му»);
в) розривати графічні скорочення:
т-во, р-но, вид-во, і т.д., і т.ін., і т.п.
Не можна переносити в наступний рядок розділові знаки (крім тире),, дужку або лапки, які закривають попередній рядок, а також залишати в попередньому рядку відкриту дужку або відкриті лапки.
Текст у дужках друкують без проміжку після і до дужок, якщо нема іншого розділового знаку.
Реквізити (крім тексту), які складені з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал.
Текст у лапках теж друкують без проміжку після і перед лапками, якщо нема іншого розділового знаку.
Знак «крапки» (…) складається із трьох крапок. На початку й наприкінці тексту цей знак ставиться без проміжків від слів. Знаки оклику (!) і питання (?) у сполученні зі знаком «крапки» ставлять перед ним (!..; ?..).
Знаки, що вживаються з цифрами: № (номер), § (параграф), % (відсоток) від цифр відокремлюють проміжком (нерозривним пробілом).
Приклад
№ 45, § 20, 100 %
Перед знаками «градус» (°), хвилина (‘), секунда (‘) проміжку не залишають.
Ці символи відсутні на клавіатурі, але їх можна знайти у вікні Символ (Вставка => Символ).
Знаки №, §, % , «градус» у множині не подвоюють.
Правильно № 1, 2, З №1—4
Арифметичні знаки «плюс» (+), «мінус» (-), «знак дорівнює» (=), «множення» (х), «ділення» (:) відділяють від цифр проміжком.Ці знаки застосовують тільки з цифрами, в тексті вони пишуться словами. Відповідно до ДСТУ 1.5:2003 «Правила побудови, викладання, оформлювання та вимоги до змісту нормативних документів», множення чисел чи числових величин треба подавати знаком «•». Знаки «*», «*» чи будь-який інший знак використовувати не рекомендовано.
Знак граничного відхилення (±) пишуть із цифрою разом, наприклад: ±0,25. Цей знак теж можна знайти у вікні Символ.
У тексті між позитивними і негативними величинами, що показують крайню межу, знак «тире» не ставиться. В таких випадках треба писати «від» і «до». Знаки (-), (+) пишуть із цифрою разом.
Приклади
Температура повітря піднялася від -5 до +10 °С
від 1 до 5 мм
від 10 до 100 кг
Показники ступеня у вигляді надрядкового знака (верхній індекс) із позначенням пишуть разом, наприклад: км2, см2.
Цифрові позначення в хімічних формулах пишуть нижче основного рядка (нижній індекс), наприклад: Н20. Нижній індекс можна зробити клавішами Ctrl + =.?
Однозначні кількісні числівники, якщо при них нема одиниць вимірювання, пишуть словами. Наприклад: п’ять станків, а не 5 станків; на трьох зразках, а не на 3 зразках.
Багатозначні кількісні числівники пишуться цифрами, за винятком числівників, якими починається абзац.Такі числівники пишуться словами.
Числа зі скороченим позначенням одиниць вимірювання пишуться цифрами. Наприклад: 7 л, 24 кг. Після скорочення «л», «кг» тощо крапка не ставиться.
Увага! Позначення одиниць треба розташовувати в одному рядку з числовим значенням величини, без перенесення на наступний рядок. Між числом і позначенням одиниць залишають проміжок (нерозривний пробіл).
Коли в тексті наводиться ряд (група) числових значень величин (наприклад фізичних), виражених в однакових одиницях, то цю одиницю треба зазначати лише після останньої цифри. Наприклад: 3,5 та 25 кг.
Десяткові дроби відокремлюються комою, а при перерахуванні відокремлюються крапкою з комою і проміжком.
Приклади
2,0; 2,5; 3,0; 3,5 мм
Будь-яку групу з трьох цифр числового значення величини, починаючи з молодшого розряду для цілого числа або праворуч та ліворуч від десяткової коми дробового числа, рекомендовано відокремлювати проміжком від попередніх чи подальших цифр, за винятком чисел, що означають рік (відповідно до п.5.14.14 ДСТУ 1.5).
Приклад
2 234,567; 3 456,678 35; 10 123 але 2005 рік
Прості дроби, як правило, пишуть через правобіжну похилу риску на одному рівні без проміжків, наприклад: 1/2, 1/4.?
У змішаних дробах ціле число відділяють від дробової частини проміжком (нерозривним пробілом), наприклад: 2 1/2, 10 1/4, 5 1/3.
Порядкові числівники при записуванні арабськими цифрами мають відмінкові закінчення, які пишуть через дефіс. Наприклад: 2-й курс; 2-е видання; о 10-й годині. Якщо в тексті наводиться ряд (група) порядкових числівників, то відмінкове значення треба ставити тільки після останньої цифри, наприклад: водії 1 та 2-го класів; 1, 2 та 3-й томи.
Порядкові числівники, позначені арабськими цифрами, не мають відмінкових закінчень, якщо вони стоять після іменника, до якого належать, наприклад: Рис. 3; Розділ 2.
Порядкові числівники при записуванні римськими цифрами для позначення порядкових номерів століть (віків), кварталів, з’їздів тощо відмінкових закінчень не мають, наприклад: ХХІ ст., а не ХХІ-е ст.; II курс, а не ІІ-й курс; II ґатунок, а не ІІ-й ґатунок.
Примітка. Щоб записати порядкові числівники римськими цифрами, слід перейти в режим введення латинських літер.
Арабські й римські цифри відокремлюють від слів проміжком (нерозривним пробілом).
Винятком є лише окремі літери, що входять до складу словесно-цифрових позначень, які пишуть разом, наприклад: формат А4, будинок 15а.
Числа до десяти в тексті рекомендується писати словами, а після десяти — цифрами, наприклад: 100 штук.
Складні прикметники, першою частиною яких є числівник, позначають цифрою, пишуть без відмінкових закінчень, наприклад: 15-тонна вантажівка; 20-відсотковий розчин; 15-річний хлопчик.
Виноски. Правила складання та оформлювання
Виноска — це пояснення стосовно окремих даних, наведених у тексті або таблицях.
Виноски позначають надрядковими знаками у вигляді арабських цифр (порядкових номерів) із дужкою (наприклад 1J) чи без неї (наприклад ) або зірочкою (наприклад *), або зірочкою з дужкою (наприклад *)). У разі позначення знака виноски зірочкою на одній сторінці можна подати не більше чотирьох виносок. Якщо використовують арабські цифри як знак виноски, то нумерація може бути окремою (звичайною) для кожної сторінки чи наскрізною (кінцевою) через всю роботу, тобто міститься наприкінці всього тексту.
Знаки виноски проставляють безпосередньо (без проміжку) після того слова, числа, символу, речення, до якого дають пояснення, та перед пояснювальним текстом.
Після знака виноски до пояснювального тексту робити проміжок обов’язково.
Пояснювальний текст виноски пишуть з абзацу наприкінці сторінки, на якій її зазначено, і відокремлюють від основного тексту тонкою горизонтальною лінією.
Для створення виноски на комп’ютері в редакторі Word відкрийте пункт меню Вставка = Виноска. У діалоговому вікні, що з’явилося, можна призначити тип виноски та її параметри.
Примітки. Правила складання та оформлювання
Примітку (примітки) вміщують у документі за необхідності пояснення змісту тексту, таблиці або ілюстрації.
Примітки розташовують безпосередньо після тексту, таблиці, ілюстрації, яких вони стосуються.
Одну примітку не нумерують.
При оформленні однієї або кількох приміток рекомендується дотримуватися певних правил.
Слово «Примітка» друкують з великої літери, з абзацного відступу напівжирним шрифтом меншого розміру (на 1—2 пункти), не підкреслюють, Після слова «Примітка» ставлять крапку, роблять проміжок і з великої літери в тому самому рядку подають текст самої примітки нормальним (світлим) шрифтом меншого розміру через один міжрядковий інтервал.
Кілька приміток можна оформлювати двома способами.
1- й спосіб
Кілька приміток нумерують послідовно арабськими цифрами з крапкою. Після слова «Примітки» ставлять двокрапку і з нового рядка з абзацу після номера примітки з великої літери подають текст самої примітки нормальним (світлим) шрифтом меншого розміру (на 1—2 пункти) через один міжрядковий інтервал.
Після слова «Примітки:» та між примітками бажано робити додатковий міжрядковий інтервал або відступ 5—6 пункти.
Схема
Примітки:
1. Ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх.
2. Ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх.
2- й спосіб [2]
Схема
Примітка 1. Ххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх.
Примітка 2. Хххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххххх.?
Таблиці. Правила складання та оформлювання
Вимоги до оформлювання та заповнювання таблиць регламентують стандарти: ДСТУ 3008-95 «Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлювання»; ДСТУ 1.5:2003 «Правила побудови, викладання, оформлювання та вимоги до змісту нормативних документів»; стандарти на технічну документацію.
Для наочності й зручності порівняння показників цифровий матеріал, як правило, оформлюють у вигляді таблиць. Таблиці широко використовують в текстах наукового і технічного характеру, у різних видах службової документації.
Таблиця дає змогу оформлювати текст у вигляді стовпчиків та рядків.
Створити таблицю в MS Word можна кількома способами.
Для створення простої таблиці треба:
1. Встановити курсор у місце, куди треба вставити таблицю.
2. У меню Таблица вибрати команду Добавить таблицу.
3. У діалоговому вікні Вставка таблицы вказати потрібну кіль¬кість стовпчиків і рядків.
Також можна:
1. Натиснути кнопку Добавить таблицу панелі інструментів Стандартная.
2. У вікні, що з’явилося, вказати потрібну кількість стовпчиків і рядків.
Для створення складної таблиці треба:
1. У меню Таблица вибрати команду Нарисоватьтаблицу. . 2. У діалоговому вікні Таблицы и границы натиснути кнопку.
3. Намалювати таблицю з потрібною кількістю стовпчиків і рядків.
Робота із вмістом таблиці. Щоб змінювати вміст таблиці, об’єднувати або розбивати комірки, додавати або видаляти рядки і стовпчики, сортувати дані тощо, треба використовувати команди меню Таблица або команди контекстного меню.
Щоб змінити (призначити) висоту рядка або ширину стовпчика треба виконати такі дії:
1. Виділити рядок або стовпчик.
2. У меню Таблица вибрати команду Высота и ширина ячейки.
3. У діалоговому вікні, що з’явилося, вибрати вкладку Строка або Столбец з подальшим визначенням (у полі значение:) потрібної висоти рядка або ширини стовпчика.
Щоб об’єднати кілька комірок таблиці, треба виділити їх за допомогою миші або клавіатури та виконати команду Таблицы = Объединитьячейки.
Щоб поділити комірку, слід виділити її та виконати команду Таблицы = Разбитьячейки.
Якщо треба видалити значення комірки (рядка чи стовпчика), слід виділити їх і натиснути на клавішу Delete.
Якщо треба видалити рядок (рядки) або стовпчик (стовпчики), необхідно виділити їх та виконати команду Таблица = Удалитьячейки або Таблица = Удалитьстолбцы.
Щоб змінити орієнтацію тексту в комірці таблиці, треба:
1. Виділити потрібну комірку.
2. Виконати команду Формат = Направлениетекста.
3. У вікні, що з’явилося, вибрати потрібну орієнтацію тексту в комірці.
Крім того, можна керувати вирівнюванням по вертикалі. Для цього використовують кнопки панелі інструментів Таблицы и границы або команди контекстного меню.
Складові таблиці
Таблиця може складатися з таких частин:
1. Нумераційний заголовок — Таблиця (номер).
2. Тематичний заголовок — Назва таблиці.
3. Головка (заголовкова частина таблиці).
4. Боковик (стовпчик для заголовків рядків).
5. Заголовки стовпчиків.
6. Підзаголовки стовпчиків.
7. Рядки (горизонтальні).
8. Стовпчики.
Примітка. Вертикальні рядки таблиць називають колонками, графами або стовпчиками, горизонтальні — рядками.
У таблицях можуть бути примітка(и) та виноска(и).
Нумераційний заголовок — слово «Таблиця» із зазначенням порядкового номеру арабськими цифрами, наприклад: Таблиця 1; Таблиця 2, без знака № перед цифрою і крапки після номера.
Дозволено нумерувати таблиці в межах кожного розділу. У такому разі номер таблиці складається з номера розділу і порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою, наприклад: Таблиця 1,2 — друга таблиця першого розділу.
Тематичний заголовок зазвичай складають і оформлюють за правилами складання і оформлювання заголовка (підзаголовка) до тексту.
Кожна таблиця повинна мати тематичний заголовок.
ДСТУ 1.5:2003 дозволяє не давати назви таблиці, якщо з тексту можна зрозуміти зміст таблиці.
Якщо частину таблиці перенесено на іншу або ту саму сторінку, тематичний заголовок (назву таблиці) пишуть лише над першою частиною таблиці, над іншими її частинами пишуть «Продовження таблиці (номер)» або «Закінчення таблиці (номер)», повторюють головку, а за потреби — й заголовки рядків чи стовпчиків.
Щоб головка таблиці автоматично повторювалася на наступних сторінках, треба виділити головку таблиці та виконати команду Таблица = Заголовки.
За поділу таблиці на частини допускається її головку або боковик заміняти відповідно номерами стовпчиків чи рядків, нумеруючи їх арабськими цифрами у першій частині таблиці.
Нумераційний і тематичний заголовки, залежно від особливостей вимог до певної роботи, розміщують кількома способами:
Приклад-схема 1
1-й спосіб
Таблиця (номер)
ПОРІВНЯЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ФОРМ УПРАВЛІННЯ ФІРМОЮ?
Приклад-схема 2 2-й спосіб
Таблиця (номер). Порівняльна характеристика організаційних форм управління фірмою
Головка таблиці містить заголовки та підзаголовки стовпчиків. Заголовки колонок друкують з великої літери, а підзаголовки — з малої літери, якщо вони становлять одне речення із заголовком стовпчика.
Приклад
Тривалість навчання Форми організації навчання
з відривом від роботи без відриву від роботи на роботі
Підзаголовки стовпчиків друкують з великої літери, якщо вони мають самостійне значення.
Приклад
Чинники активізації компонентів педагогічної системи
Взаємодія суб’єктів Зміст Організаційні форми Дидактичні процеси
Увага! Розділяти заголовки та підзаголовки стовпчиків діагональними лініями заборонено.
Заголовки (підзаголовки) стовпчиків здебільшого вирівнюють По центру та По вертикали.
За потреби можна розташовувати заголовки (підзаголовки) стовпчиків перпендикулярно до рядків.
Якщо цифрові дані у стовпчиках таблиці подано в різних одиницях вимірювання, то їх вказують у заголовку кожного стовпчика через кому.
Приклад
Температура, °С
Швидкість руху, м/с
Відносна вологість, %
Якщо у більшості стовпчиків таблиці наведено показники, визначені в однакових одиницях, але є стовпчики з показниками в інших одиницях, над таблицею (праворуч) слід зазначати назву основного показника та назву його одиниць. У заголовках решти стовпчиків треба подавати назви показників і (або) позначки одиниць фізичних величин, в яких їх використано.
Боковик оформлюють та заповнюють за такими правилами:
1. Боковик таблиці повинен мати заголовок.
2. Кожен заголовок рядка в боковику стосується всіх даних цього рядка.
3. Розділяти заголовки та підзаголовки боковика діагональними лініями заборонено.
4. Усі назви в боковику друкують з великої літери.?
5. Окремий стовпчик із порядковими номерами рядків до таблиці включати не рекомендовано. За необхідності чергове число (Ч.ч.) можна зазначати в першому стовпчику (боковику) таблиці, безпосередньо перед назвою.
Для автоматичної нумерації в таблиці треба виділити потрібний стовпчик, відкрити пункт меню Формат = Список, вибрати вкладнику Нумерованный. Потім вибрати відповідний маркер із запропонованого переліку і натиснути кнопку ОК.
Приклад
Прізвище, ім’я Номер рахунка Адреса
1. Бойченко Олена
2. Левіна Світлана
3. Іщук Юлія
6. Спеціальний стовпчик зліва (Ч.ч.) до таблиці можна включати, якщо кількість параметрів велика або коли на нумерацію стовпчиків і рядків треба робити посилання в тексті документа.
7. Позначку одиниці вимірювання, спільну для всіх показників у рядку, треба подавати після її назви в боковику через кому.
Температура повітря, °С
Відносна вологість повітря, %
Горизонтальні рядки та вертикальні стовпчики оформлюють і заповнюють за такими правилами:
1. Неоднорідні числові дані розміщують посередині стовпчика.
2. Числове значення показника треба проставляти на рівні першого рядка назви показника.
3. Значення показника у формі тексту й текст інших стовпчиків треба проставляти на рівні першого рядка його назви.
4. У таблиці не має бути пустих рядків (комірок). Нульові ознаки заведено позначати знаком (символом) «тире» (—).
ДСТУ 1.5:2003 дозволяє числові значення величин, однакові для кількох рядків, подавати один раз.
5. Якщо текст, що повторюється в стовпчику, складається з одного слова, його можна заміняти лапками; якщо з двох чи більше слів, то при першому повторенні його заміняють словами «Те саме», а далі — лапками.
Увага! Ставити лапки замість цифр, марок матеріалів і типорозмірів продукції, математичних знаків, знаків % й №, позначення нормативних документів, які повторюються, не можна.
Пояснення щодо змісту таблиць оформлюють приміткою (примітками).?
Загальні правила оформлювання примітки (приміток) до таблиці практично такі самі, що й правила оформлювання приміток до тексту, але є відмінності та особливості, а саме:
1. Текст примітки (приміток), що стосується таблиці, оформлюють двома способами:
1-й спосіб (безпосередньо під таблицею).
2-й спосіб (в окремій комірці наприкінці таблиці). Приклад
2. Якщо пояснення потребують одиничні відомості змісту таблиці, то примітки розташовують за межами таблиці.
3. Якщо примітки супроводжують відомості всіх або більшості рядків таблиці, їх розташовують в окремій комірці.
Щоб пояснити окремі дані таблиці, їх зазвичай відмічають надрядковим знаком виноски.
Загальні правила оформлювання виноски (виносок) до таблиці практично такі самі, що й правила оформлювання виносок до тексту, але є відмінності та особливості, а саме:
1. Пояснювальний текст виноски, що стосується таблиці, оформлюють двома способами:
1-й спосіб (безпосередньо під таблицею).
2-й спосіб (в окремій комірці наприкінці таблиці).
Термінологічний словник
- Абзац у документі — 1. Частина документа, відокремлена від іншої маркерами, що має власні параметри (абзацний відступ, вирівнювання тощо). 2. Фрагмент тексту (можливо, порожній), що закінчується символом (маркером) кінця абзацу (Т)).
- Виноски — 1. Текст, що розміщується наприкінці сторінки і відмежовується від основного тексту горизонтальною рискою. 2. Пояснення щодо окремих даних, наведених у тексті або таблицях.
- Комірка — прямокутна ділянка в електронних таблицях, обмежена горизонтальними та вертикальними лініями, куди заносять інформацію, що має конкретну адресу.
- Примітка — додаткова помітка, пояснення до тексту.
- Таблиця — це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розташованих у певному порядку.
- Таблиця електронна — структура даних для оброблення спеціальними програмами у формі прямокутної матриці, в клітинки якої можна записувати дані, формули і заголовки.
- Форматування тексту — у системах підготування текстів — надання тексту такого вигляду, в якому він має друкуватися: формування абзаців, центрування заголовків, вирівнювання полів, розбиття на сторінки.
Контрольні запитання
- Яких правил комп’ютерного набору слід дотримуватися під час написання знаків, що вживаються із цифрами?
- В яких випадках слід ставити нерозривний пробіл? Наве¬діть приклади.
- Наведіть приклади оформлювання нумераційного й тема¬тичного заголовків до таблиці.
Рекомендована література
1. ДСТУ 3008-95 Державний стандарт України. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структури та правила оформлення.
2. ДСТУ 1.5:2003 Національна стандартизація. Правила побудови, викладання, оформлення та вимоги до змісту нормативних документів.
3. ДСТУ 3582 Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила.
4. Зубков М.Г. Сучасна українська ділова мова. — 5-те вид. — X.: Торсінг, 2004. — С. 41—53.
5. Карпенко С.Г. та ін. Редактор Microsoft Word: Методичні вказів¬ки до виконання лабораторних робіт з дисципліни «Інформатика та комп’ютерна техніка». — 4.1. / С.Г.Карпенко, А.В.Кузьмін, О.Б.Кур-ченко та ін. — К.: МАУП, 2002.
6. Іванов Є.О. та ін. Редактор Microsoft Word: Методичні вказівки до виконання лабораторних робіт з дисципліни «Інформатика та комп’ютерна техніка». — 4.2 / Є.О.Іванов, С.Г.Карпенко, А.В.Кузьмін та ін. —К.: МАУП, 2002.
7. Клименко О.Ф., Головко Н.Р., Шарапов ОД. Інформатика та комп’ютерна техніка: Навч.-метод. посібник / За заг. ред. О.Д.Шарапо¬ва. — К.: КНЕУ, 2002.
8. Колотило ДМ., Соколовський А.Т., Афтанділянц В.В. Міжнарод¬ні системи вимірювання в економіці: Навч. посібник-довідник. — К.: КНЕУ, 2000.
9. Плотницька І.М. Ділова українська мова: Навч. посібник. — 2-ге вид. — К.: Центр навчальної літератури, 2004. — С. 30—35.
10. Ющук 1.П. Українська мова. — К.: Либідь, 2004.?
